Para ter uma operação internacional integrada e mais coesa, John Conte e sua equipe da WESCO, optaram pela criação de relatórios centralizados para modificar o processo de tomada de decisões, e economizar milhões para a distribuidora de produtos elétricos e equipamentos industriais.

Centralizar decisões é um grande desafio para qualquer empresa de grande porte, particularmente com uma operação tão diversa como a da WESCO. Com 350 depósitos, 6.000 colaboradores, 200 mil produtos, e mais de 130 mil clientes em todo o mundo, a distribuição rápida, eficiente e apurada das informações é fundamental. É por isso que o diretor de tecnologia de informação, John Conte selecionou o WebFOCUS para possibilitar que milhares de funcionários utilizassem as informações do sistema de relatório.

“Com a ajuda da Information Builders, criamos uma poderosa arquitetura de business intelligence, análise, relatórios self-service e atualização de base de dados”, comenta Conte. Com sede em Pittsburgh, Pennsylvania e vendas anuais na casa dos US$3.7 bilhões, a WESCO é líder em distribuição de suprimentos e produtos elétricos e manutenção industrial. A companhia opera cinco centros automatizados de distribuição de energia e centenas de filiais na América do Norte e outros mercados internacionais.

A odisséia de Conte começa com uma simples constatação: apesar dos esforços da WESCO na automação operacional, os usuários simplesmente não recebiam as informações que precisavam em tempo hábil. “Nossas aplicações não eram amigáveis”, admite Jennifer McMaster, desenvolvedor sênior da empresa. “Os gerentes não haviam adotado as ferramentas de análise – e aqueles que as utilizavam, sempre precisavam da ajuda de técnicos para geração de relatórios. Apesar dos gerentes conseguirem atingir suas vendas, percebemos que para efetivamente expandir os negócios, precisávamos encontrar maneiras de melhorar a capacidade analítica dos relatórios.”

Adepta da utilização do datawarehousing, o sistema de informação da WESCO precisava urgentemente de um up-grade. Previamente, McMaster e outros DBAs utilizavam o Informix como datawarehouse em conjunto com uma base de dados multidimensional desenvolvida pela Pilot Software. Entretanto, o uso dessa infra-estrutura complexa era entendiante.

“O sistema demorava dois ou três dias para extrair informações do banco de dados, e mais uma semana ou dez dias para carregar as informações em cubos,” lembra McMaster. Além disso, usuários do Pilot, precisavam da licença cliente-servidor para acessar as informações, dificultando o trabalho do pessoal de TI. “O problema não era apenas o volume de trabalho, mas os custos das licenças do software para disponibilizá-lo a todos eram proibitivos”, conta McMaster. “Precisavamos de uma solução baseada na web com capacidade de distribuir os relatórios automaticamente para todos os usuários em qualquer formato.”

Como pré-requisitos para a seleção de novas soluções de datawarehousing e business intelligence, a WESCO analisou ferramentas da Teradata, Cognos, e Information Builders. “Na medida em que nosso entendimento sobre os benefícios da tecnologia crescia, pudemos afunilar nossas opções para a Teradata, no fornecimento da ferramenta de datawarehousing e WebFOCUS para o sistema de análise,” diz Conte. “Uma das características que nos chamou a atenção é o número de plataformas que o WebFOCUS suporta. Ele combina dados de diferentes ambientes, dispensando nossos desenvolvedores da tarefa de escrever códigos para suportar os diferentes tipos de acesso e transformação de dados, ao mesmo tempo que simplifica drasticamente o processo de desenvolvimento de relatórios.”

A WESCO também elegeu o WebFOCUS para seu portal de integração, e as capacidades de análise via browser. “Distribuimos as aplicações do WebFOCUS a milhares de usuários por meio de um Web browser,” acrescenta Conte. “Outras ferramentas analisadas solicitavam uma licença para cada usuário. Com o WebFOCUS, se criamos um ambiente de relatórios para milhões de pessoas ou somente dez, nossa licença é a mesma, pois a informação é obtida pelo browser.”

“Em apenas seis semanas a equipe de consultoria da Information Builders reconstruiu o ambiente de relatórios que originalmente levaria 18 meses para ser construído,” explica McMaster. “Depois disso, nossos desenvolvedores assumiram. Não tínhamos nenhum conhecimento prévio sobre a tecnologia, e mesmo assim foi muito fácil aprender utilizar o WebFOCUS.”

“O software é muito mais rápido e robusto que qualquer outra ferramenta que avaliamos,” afirma Conte. Hoje, o WebFOCUS está instalado no servidor Microsoft Windows NT, e se comunica diretamente com Oracle, Teradata, e servidores SQL por meio dos adaptadores iWay. “Os adaptadores iWay são fáceis de instalar,” diz McMaster. “Plugamos em um servidor UNIX, configurado para se integrar com a fonte de dado específica e depois disso, funciona automaticamente.”

Padronizando o BI em todo o mundo

Com as novas arquiteturas de datawarehouse e relatórios instaladas, a WESCO pode agora suportar um ambiente que otimiza e centraliza as decisões de compras, gerenciamento de inventário, relatórios financeiros, e acordos mundiais com fornecedores. Todos os usuários da Intranet da companhia precisam apenas de um Web browser para ter acesso a uma enorme variedade de relatórios no portal self-service da WESCO.

“Todas as informações foram transferidas para um único datawarehouse para que pudéssemos ter ‘uma única versão da verdade' que incluía tanto dados históricos como tendências,” explica Conte. “Ter um único banco de dados contribui para a adoção do novo sistema. Também concluímos que a integração do WebFOCUS e nosso portal Oracle foi bastante simples e rápida.”

Relatórios padronizados com diversos parâmetros de busca proporcionam aos usuários internos, clientes e fornecedores, uma gama de informações sobre períodos e produtos, em formatos que lhes são familiares como em arquivos PDF Adobe Acrobat e Microsoft Excel. “É muito simples e rápido obter um relatório,” avalia Jeff Parker, gerente de e-commerce e database da WESCO. “E assim que o inserimos na web, o relatório estará quase instantaneamente disponível. Não nos preocupamos mais em distribuir software, em complexas configurações, ou requisições de licenças. É um ambiente muito eficiente e eficaz.”

Algumas pessoas utilizam alertas em relatórios, outros recebem relatórios mensais regularmente, que são enviados automaticamente com as informações atualizadas. “Utilizamos o WebFOCUS ReportCaster para enviar alertas via email aos desktops e, no futuro, para palmtops,” acrescenta Parker. “Isto simplifica todo o processo. Por exemplo, antes, nossos usuários tinham que se conectar na rede, logar no Citrix, abrir a aplicação, conectar com o banco de dados, e por fim emitir o relatório. Agora é possível realizar a seleção pelo browser, e os resultados chegam pelo e-mail.”

As informações do legado e são atualizadas mensalmente e disponibilizadas em relatórios, já que o WebFOCUS não necessita de analistas para construir cubos multidimensionais. “É u m grande salto em produtividade para a companhia,” comenta McMaster. “Levávamos duas semanas para preparar os cubos. Agora os usuários podem desenvolver análises quase que imediatamente, e os resultados são instantâneos.”

A cada atualização mensal, usuários podem emitir os relatórios e compará-los com os dados de negócios das aplicações existentes na WESCO. Alguns relatórios até combinam os dados do datawarehouse com informações em tempo real do sistema de produção. “O WebFOCUS integra os dados em um único relatório,” explica Parker. “Por exemplo, podemos obter dados históricos de preços do Teradata e combiná-los com as informações de vendas em tempo real do Oracle.”

Conte estima que a WESCO atualmente tenha 2.000 usuários WebFOCUS, criando diferentes tipos de relatórios. “Normalmente as pessoas precisam de relatórios que comparem dados atuais com do ano anterior, bem como análises de tendências. Os mais solicitados são os relatórios que permitem análises detalhadas de categorias de produtos e sua penetração, desempenho do fornecedor, serviço ao cliente, e lucratividade. Em muitos casos, estes eram relatórios complicados e demorados de serem construídos em nosso antigo ambiente. Agora somos capazes de criar relatórios complexos com a ajuda de componentes e funções pré-construídas do WebFOCUS.”

Conte também está satisfeito com a funcionalidade self-service do software, que é capaz de customizar o relatório para atender as necessidades de cada usuário. “Criamos uma interface robusta capaz de suportar a diversidade da comunidade usuária, bem como as necessidades distintas de cada unidade de negócio,” conta. “Nossos analistas podem analisar detalhes da informação disponível, enquanto os gerentes utilizam um formato mais complexo que os direciona em um processo passo-a-passo. Também utilizamos o WebFOCUS Maintain para permitir a alguns usuários a proceder a atualização de dados armazenados em bases de dados.

Os executivos da WESCO agora usam o WebFOCUS para monitorar operações de negócios. “Começaram com vendas, mas expandiram suas análises para otimizar processos de inventário, compras e gastos gerenciais,” diz Conte. Os relatórios são distribuídos diariamente, os de gastos emitidos toda semana, e relatórios de compras e suprimentos são mensais.”

Essas análises proporcionaram aos gerentes um alto grau de visibilidade do negócio da empresa. Por exemplo, ao examinar detalhadamente as solicitações e os acordos dos fornecedores, eles são capazes de encontrar meios de melhorar as negociações, o que não ocorria anteriormente.

“As informações estavam todas lá, mas os problemas não eram visíveis até que pudéssemos constatá-los através dos dados e processar as perguntas e respostas corretas,” explica Conte. “Ao endereçar as soluções e propostas apropriadas aos fornecedores, conseguimos economizar entre três e cinco milhões de dólares.”